كيف يُنظم المسؤول مقابلات الجمهور؟

قد يكون من المناسب للمسؤول التنفيذي الذي يواجه كثافة العمل مع ضيق الوقت استخدام بعض الأساليب المساعدة، ومن ذلك التقليل من وقت مقابلة الجمهور من خلال تنظيم المقابلات في غرف جانبية لمكتبه (إدارة الوقت) .. فمثلًا شخص لديه موعد مقابلة مع “مسؤول” يمكن توجيه السكرتارية وإدارة المكتب بترتيب المقابلة في غرفة جانبيّة؛ بحيث يخرج المسؤول من مكتبه أو من طاولة الاجتماع إلى غرفة جانبية لمقابلة المواطنين كل على حدة، ويحسن أن يكون في غرفة صغيرة لمقابلة الأشخاص “ذوي الصفة والأهمية” وبحدود خمس دقائق فقط، وغرفة أخرى أكبر لمقابلة المواطنين الآخرين، ومن فوائد هذه الطريقة ما يلي:-

١ – إتاحة الفرصة لفريق العمل (المجتمعين) للمناقشة الجدية والصريحة فيما بينهم والاستمرار – أثناء خروج المسؤول للمقابلة – للوصول إلى حلول لمشكلات العمل.
٢- عدم قطع أفكار فريق العمل المجتمعين بدخول وخروج الجمهور، وتحقيق العصف الذهني للفريق بكفاءة.
٣- احترام خصوصية من تتم مقابلته وعدم إحراجه وتقليل العوامل السلبية بينه وبين المجتمعين، فقد يكون بينه وبين أحد أعضاء فريق العمل مواقف مسبقة، ناهيك عن أول ذنب عصي الله فيه على وجه الأرض (الحسد)، وما قد تتضمنه تعليقات بعض أعضاء فريق العمل على الشخص الذي تمت مقابلته، بل وربما عدم قدرة الشخص على الإفصاح والحديث الصريح لوجود فريق العمل؛ إضافةً إلى انتفاء السرية في عمل المسؤول.
٤- تحقيق أقصى درجات تنظيم الوقت وتقليل وقت المقابلات، والمحافظة على وقت فريق العمل والمسؤول، بخلاف المقابلة في مكتب المسؤول الذي قد يأخذ الشخص فيه راحته، ويأخذ من وقت المسؤول أكثر من اللازم في أحاديث مجاملات جانبية.
٥- تحقيق الراحة النفسية لفريق العمل، وللمسؤول عند خروجه بتغيير الجو للفريق والمسؤول، وتحقيق الاحترام والتقدير العالي للمواطن مما يجعله في عجلة من أمره تقديرًا لوقت المسؤول الذي خرج من الاجتماع وقطعه لمقابلته، وبالتالي يحرص على عدم إضاعة وقت المسؤول ويقدر خروجه وقطعه لعمله، ويحفزه للإخلاص والمصداقية في حديثه مع المسؤول، مع استمرار المجتمعين في عملهم دون انقطاع.

– خبير استشارات أول